Publié le : 3 avril 2017
Categorie(s) : Climapresse Nouvelles
Par Frédéric Bédard, ing.
Chaque semaine, nous sommes sollicités par de nombreuses entreprises qui cherchent à nous vendre des solutions technologiques aux résultats prometteurs : que ce soit des puces GPS pour suivre la localisation des outils, l’intégration de la mobilité pour éliminer les rapports de service format papier, la mise en place de codes à barres pour gérer les réserves ou encore l’implantation d’une plateforme intégrée de gestion pour améliorer l’efficience des services.
Très souvent, on nous présente un produit final simple et fonctionnel, mais les efforts requis pour l’intégrer, avec succès et sans ralentir nos opérations quotidiennes, sont souvent minimisés, voire simplement ignorés. Aussi, le profil de chaque entreprise étant différent, le retour sur investissement est difficilement chiffrable. Alors, devant la disponibilité et la promesse d’efficacité de ces nouvelles plateformes de communication et de gestion des ressources, il est légitime de nous interroger :
Nous cherchons tous à réduire nos frais de fonctionnement, à augmenter nos revenus et à nous démarquer de la concurrence, et ce, tout en voulant offrir un excellent service à la clientèle.
Effectuer un virage technologique signifie prendre la décision d’intégrer dans notre entreprise les nouvelles technologies et les outils disponibles sur le marché pour en améliorer les aspects fondamentaux. Une fois intégrées, ces nouvelles technologies permettront d’élargir notre offre de services tout en éliminant les opérations quotidiennes à peu de valeur ajoutée.
Pour demeurer compétitif et rentable, mais aussi pour accompagner à long terme la croissance de son entreprise!
Certains indicateurs doivent nous alerter, comme le papier ou encore le temps consacré à certaines tâches.
Par exemple, aujourd’hui, plusieurs bureaux sont ensevelis sous des piles de papier. Pour chacune de ces pages, vous avez payé une personne pour l’imprimer, la remplir, la numériser, la classer numériquement et sûrement aussi dans un classeur. Vous payerez ensuite une autre personne pour retrouver ce document, le renumériser, le renvoyer et le reclasser. Par la suite, vous voudrez très certainement l’archiver, pour peut-être en disposer ultérieurement. Il faut donc voir chaque page imprimée comme une occasion d’augmenter sa rentabilité, pas nécessairement pour la valeur du papier et de l’encre, mais pour ce qu’il reflète : l’inefficacité.
Il est important de définir les besoins spécifiques de son entreprise afin de trouver les solutions technologiques les mieux adaptées. L’intégration de tout projet demande une réflexion stratégique préalable et l’établissement d’objectifs concrets pour assurer le succès de l’implantation. Les exemples ci-dessous pourraient être des objectifs :
Il est essentiel d’identifier au sein de l’entreprise un chargé de projet qui sera responsable de ce dossier ou, le cas échéant, d’engager une personne extérieure pour ce faire.
Cette décision est certainement la plus importante, mais aussi la plus difficile à accepter pour plusieurs entrepreneurs puisque cela implique un investissement financier supplémentaire. Il ne faut toutefois pas ignorer que pour implanter efficacement la technologie choisie, ce chargé de projet aura plus d’une tâche à gérer :
Les technologies proposées par les fournisseurs ne sont pas nécessairement spécifiques au secteur de la construction. Par exemple, un entrepreneur spécialisé en CVAC utilisera la même plateforme qu’une entreprise de transport. Il est donc important de préciser que, dans la majorité des cas, un développement important à la suite de la livraison de l’outil est requis, et ce, afin de le personnaliser aux besoins spécifiques de l’entreprise. Les fournisseurs offrent un outil de travail, mais n’offrent pas les processus de travail. Le fournisseur assurera la formation sur l’utilisation de chacun des modules et les possibilités offertes par le système, mais ne définira pas pour nous les chartes de décision utiles à la bonne gestion d’entreprise.
Par exemple, l’outil aura la capacité de générer à l’écran un code couleur en fonction du type d’urgence d’une intervention, mais personne ne nous conseillera sur le type d’urgences à intégrer à la plateforme. Autre exemple : l’outil offre la possibilité de générer des formulaires détaillés (rapports de service électronique, etc.), mais la création préalable des formulaires est de notre ressort.
Pour résumer, nous pourrions dire que 60% de nos besoins seront fournis par la plateforme lors de la livraison de celle-ci, mais que 40% d’efforts, de réflexion et de développements seront à investir pour peaufiner et développer certains volets.
De plus, avant de s’engager, il est important de connaître et comprendre les modalités de développements complémentaires puisqu’inévitablement des nœuds seront rencontrés lors de la mise en place de l’outil.
Voici quelques exemples de sujets à aborder avec votre futur fournisseur de service :
Vous avez trouvé un chargé de projet pour assurer l’implantation de votre outil, un fournisseur de confiance pour répondre aux besoins de développement de votre entreprise, alors c’est maintenant que le travail commence!
La principale difficulté d’un tel projet est de déprogrammer les anciennes méthodes de travail. En effet, l’idée de réapprendre un nouveau système et de nouveaux processus peut être stressante pour certains employés. Devant la perte de certaines de leurs références, quelques-uns seront tentés, au moindre problème rencontré, de revenir vers les anciennes méthodes. Le risque réel est alors de se retrouver avec un outil pourtant performant, mais utilisé seulement à 40% de ses capacités et potentiellement associés à d’autres supports parallèles (fichier Excel, classeur papier, etc.). En fin de compte, l’investissement ne sera pas rentabilisé et la frustration des employés atteindra de nouveaux sommets.
Préparer le terrain avec soin et ne rien brusquer, en assurant avec pertinence le déploiement de l’outil et en respectant ces quelques étapes :
Pour finir, la planification sera votre meilleure alliée pour assurer une transition harmonieuse et vous engager avec assurance dans ce virage, qu’il soit de 90 ou de 180 degrés!
Directeur du département de service
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