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L’intégration de nouvelles technologies dans le secteur de la construction


L’intégration de nouvelles technologies dans le secteur de la construction

Categorie(s) :   Climapresse   Nouvelles  


Par Frédéric Bédard, ing.

 

Chaque semaine, nous sommes sollicités par de nombreuses entreprises qui cherchent à nous vendre des solutions technologiques aux résultats prometteurs : que ce soit des puces GPS pour suivre la localisation des outils, l’intégration de la mobilité pour éliminer les rapports de service format papier, la mise en place de codes à barres pour gérer les réserves ou encore l’implantation d’une plateforme intégrée de gestion pour améliorer l’efficience des services.

 


 

Très souvent, on nous présente un produit final simple et fonctionnel, mais les efforts requis pour l’intégrer, avec succès et sans ralentir nos opérations quotidiennes, sont souvent minimisés, voire simplement ignorés. Aussi, le profil de chaque entreprise étant différent, le retour sur investissement est difficilement chiffrable. Alors, devant la disponibilité et la promesse d’efficacité de ces nouvelles plateformes de communication et de gestion des ressources, il est légitime de nous interroger :

 

  • Est-ce la meilleure option pour mon entreprise?
  • Faudra-t-il fournir un iPad à tous mes techniciens?
  • Dois-je changer de fournisseur ou développer la relation avec mon fournisseur existant?
  • Quels vont être le coût final et mon retour sur investissement?
  • Qui va s’occuper de ce dossier dans le bureau?

 

Virage technologique : de quoi s’agit-il?

Nous cherchons tous à réduire nos frais de fonctionnement, à augmenter nos revenus et à nous démarquer de la concurrence, et ce, tout en voulant offrir un excellent service à la clientèle.

 

Effectuer un virage technologique signifie prendre la décision d’intégrer dans notre entreprise les nouvelles technologies et les outils disponibles sur le marché pour en améliorer les aspects fondamentaux. Une fois intégrées, ces nouvelles technologies permettront d’élargir notre offre de services tout en éliminant les opérations quotidiennes à peu de valeur ajoutée.

 

Pourquoi changer?

Pour demeurer compétitif et rentable, mais aussi pour accompagner à long terme la croissance de son entreprise!

Certains indicateurs doivent nous alerter, comme le papier ou encore le temps consacré à certaines tâches.

Par exemple, aujourd’hui, plusieurs bureaux sont ensevelis sous des piles de papier. Pour chacune de ces pages, vous avez payé une personne pour l’imprimer, la remplir, la numériser, la classer numériquement et sûrement aussi dans un classeur. Vous payerez ensuite une autre personne pour retrouver ce document, le renumériser, le renvoyer et le reclasser. Par la suite, vous voudrez très certainement l’archiver, pour peut-être en disposer ultérieurement. Il faut donc voir chaque page imprimée comme une occasion d’augmenter sa rentabilité, pas nécessairement pour la valeur du papier et de l’encre, mais pour ce qu’il reflète : l’inefficacité.

 

Par où commencer?

  1. Définir ses propres objectifs

Il est important de définir les besoins spécifiques de son entreprise afin de trouver les solutions technologiques les mieux adaptées. L’intégration de tout projet demande une réflexion stratégique préalable et l’établissement d’objectifs concrets pour assurer le succès de l’implantation. Les exemples ci-dessous pourraient être des objectifs :

  • Simplifier la gestion de l’information au sein de l’entreprise
  • Reprendre le contrôle sur nos marchandises
  • Mieux gérer les réparations effectuées sur notre flotte de camions
  • Simplifier la gestion des paies
  • Offrir à notre clientèle une information plus structurée

 

  1. Dédier un chargé de projet à ce dossier

Il est essentiel d’identifier au sein de l’entreprise un chargé de projet qui sera responsable de ce dossier ou, le cas échéant, d’engager une personne extérieure pour ce faire.

Cette décision est certainement la plus importante, mais aussi la plus difficile à accepter pour plusieurs entrepreneurs puisque cela implique un investissement financier supplémentaire. Il ne faut toutefois pas ignorer que pour implanter efficacement la technologie choisie, ce chargé de projet aura plus d’une tâche à gérer :

  • Comprendre les besoins de la direction et les convertir en processus concrets et réalisables
  • S’approprier la technologie pour l’implanter efficacement
  • Identifier, comprendre et tester les limites de la nouvelle plateforme
  • Devenir un super user de la plateforme
  • Être la plaque tournante de tous les aspects reliés à la mise en place de l’outil, de la production de flow charts aux manuels de formation
  • Apporter une assistance en temps réel à l’ensemble des employés
  • Tisser un lien de confiance avec le fournisseur sélectionné

 

  1. Choisir son fournisseur

technologies

Les technologies proposées par les fournisseurs ne sont pas nécessairement spécifiques au secteur de la construction. Par exemple, un entrepreneur spécialisé en CVAC utilisera la même plateforme qu’une entreprise de transport. Il est donc important de préciser que, dans la majorité des cas, un développement important à la suite de la livraison de l’outil est requis, et ce, afin de le personnaliser aux besoins spécifiques de l’entreprise. Les fournisseurs offrent un outil de travail, mais n’offrent pas les processus de travail. Le fournisseur assurera la formation sur l’utilisation de chacun des modules et les possibilités offertes par le système, mais ne définira pas pour nous les chartes de décision utiles à la bonne gestion d’entreprise.

 

Par exemple, l’outil aura la capacité de générer à l’écran un code couleur en fonction du type d’urgence d’une intervention, mais personne ne nous conseillera sur le type d’urgences à intégrer à la plateforme. Autre exemple : l’outil offre la possibilité de générer des formulaires détaillés (rapports de service électronique, etc.), mais la création préalable des formulaires est de notre ressort.

Pour résumer, nous pourrions dire que 60% de nos besoins seront fournis par la plateforme lors de la livraison de celle-ci, mais que 40% d’efforts, de réflexion et de développements seront à investir pour peaufiner et développer certains volets.

De plus, avant de s’engager, il est important de connaître et comprendre les modalités de développements complémentaires puisqu’inévitablement des nœuds seront rencontrés lors de la mise en place de l’outil.

 

Voici quelques exemples de sujets à aborder avec votre futur fournisseur de service :

  • Délais de corrections de bogues
  • Tarif supplémentaire de programmation non inclus dans le forfait
  • Intervalles de mises à jour
  • Maturité de la solution
  • Post-test
  • Soutien technique

 

  1. Implanter l’outil choisi

Vous avez trouvé un chargé de projet pour assurer l’implantation de votre outil, un fournisseur de confiance pour répondre aux besoins de développement de votre entreprise, alors c’est maintenant que le travail commence!

 

La principale difficulté d’un tel projet est de déprogrammer les anciennes méthodes de travail. En effet, l’idée de réapprendre un nouveau système et de nouveaux processus peut être stressante pour certains employés. Devant la perte de certaines de leurs références, quelques-uns seront tentés, au moindre problème rencontré, de revenir vers les anciennes méthodes. Le risque réel est alors de se retrouver avec un outil pourtant performant, mais utilisé seulement à 40% de ses capacités et potentiellement associés à d’autres supports parallèles (fichier Excel, classeur papier, etc.). En fin de compte, l’investissement ne sera pas rentabilisé et la frustration des employés atteindra de nouveaux sommets.

 

La clé?

Préparer le terrain avec soin et ne rien brusquer, en assurant avec pertinence le déploiement de l’outil et en respectant ces quelques étapes :

  • Faire installer la plateforme sur un poste de travail test non lié à vos opérations courantes : ceci vous permettra de tester vos solutions avant de les mettre en place et de vous approprier la technologie sans ralentir vos opérations.

 

  • Évaluer chaque poste de travail et chaque processus afin de les adapter à la nouvelle plateforme : ceci aura la double fonction d’impliquer les futurs utilisateurs dans le projet et d’identifier les processus déficients. Une fois l’outil en place, les tâches de vos employés seront sûrement appelées à changer et un responsable de l’entrée de données pourrait par exemple devenir un responsable de la qualité de l’information.

 

  • Décrire les processus et maîtriser parfaitement l’outil: les différents processus de votre entreprise doivent être clairement décrits, fondamentalement simplifiés et parfaitement réalisables avec la nouvelle plateforme. Il est important de ne pas succomber à la mise en place de solutions palliatives parallèles qui pourraient redevenir permanentes. C’est aussi ici que les besoins de développements complémentaires pourraient apparaître, et ce, afin d’épouser vos besoins réels.

 

  • Mettre en place un (ou des) projet(s) pilote(s): vous comprenez l’outil et en maîtrisez les processus, regroupez maintenant une équipe restreinte afin de tester l’outil en temps réel! Ce groupe deviendra éventuellement un vecteur positif de changement. Il est à noter que pendant la durée du projet pilote, cette équipe aura probablement à effectuer certaines tâches en double (ancienne et nouvelle méthode), mais ces efforts supplémentaires permettront de débusquer les derniers bogues. Encore une fois, un besoin de développement complémentaire avec le fournisseur apparaîtra à ce stade.

 

  • Programmer des formations: un programme de formation intensif, accompagné de documents de références, devra être mis en place. Cette étape ne doit pas être sous-estimée. Partager vos connaissances de la plateforme et répondre aux questions et inquiétudes de vos employés assureront le succès de votre projet.

 

  • Assurer une formation continue et un développement régulier de la plateforme : Répondre en temps réel aux difficultés rencontrées par les employés est essentiel. La rapidité de réponse et de mise en place de solutions gardera l’intérêt et la compréhension des employés pour ce nouvel outil. La relation avec votre fournisseur de services demeure tout aussi importante à ce stade.

 

Pour finir, la planification sera votre meilleure alliée pour assurer une transition harmonieuse et vous engager avec assurance dans ce virage, qu’il soit de 90 ou de 180 degrés!


 

Frédéric Bédard, ing.

Directeur du département de service

Navada Ltée



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